1. Pružalac i kontakt
Biro pruža SP10 DOO NOVI SAD, Stanka Paunovića 10, 21000 Novi Sad, Srbija, matični broj 21075027, PIB 108825672. Za privatnost, podršku i zahteve pišite na [email protected]. Ova politika odnosi se na Biro, njegove naloge, poslovne funkcije, komunikaciju i AI obradu.
2. Uloge i primena propisa
SP10 je rukovalac podataka za administraciju naloga, podršku, naplatu i bezbednost sopstvene usluge. Kada Biro ugovara agencija koja pruža usluge svom klijentu, agencija je rukovalac ili obrađivač prema svom odnosu sa klijentom, a SP10 je njen obrađivač odnosno podobrađivač. Kada Biro ugovara direktno klijent, SP10 je obrađivač njegove poslovne dokumentacije. Primenjuje se Zakon o zaštiti podataka o ličnosti Republike Srbije; GDPR se primenjuje kada su ispunjeni njegovi teritorijalni i materijalni uslovi. Ova politika sama ne predstavlja potvrdu potpune usklađenosti.
3. Podaci i izvori
Obrađujemo ime, email, podatke naloga, organizaciju, uloge i ovlašćenja; poslovne i kontakt podatke; dostavljene dokumente, fakture, izvode, poreske, pravne, kadrovske i druge evidencije uključene usluge; poruke, priloge, AI predloge i stručne odluke; podatke o prijavi, IP adresi, uređaju, greškama i audit događajima. Izvori su korisnik, njegova firma ili agencija, ovlašćeni saradnici, povezane usluge poput SEF-a i pošte, kao i registri korišćeni u konkretnom postupku. Dokument može sadržati podatke zaposlenih, zastupnika, partnera i drugih lica. Ne dostavljajte nepotrebne osetljive podatke.
4. Svrhe i osnovi
Podatke koristimo za pružanje ugovorene usluge, upravljanje pristupom i podršku. Izvršenje ugovora ili predugovorne radnje važe kada je lice ugovorna strana; poslovni kontakti zaposlenih i bezbednost zasnivaju se na legitimnom interesu uz proveru ravnoteže interesa. Zakonske evidencije obrađuju se radi pravnih obaveza. Opciona obrada koja zahteva pristanak ima poseban izbor. Za klijentske evidencije pravni osnov određuje rukovalac i daje zakonita uputstva; saglasnost firme za AI nije zamena za osnov obrade svakog fizičkog lica. Podaci potrebni za nalog i ovlašćenja uslov su pristupa; bez potrebnog dokumenta određeni posao ne može biti izvršen.
5. AI obrada i odluke
Biro podržava Anthropic, OpenAI i Google Gemini; podrška u kodu ne znači da se svaki provajder koristi. Aktivna ruta, dozvoljeni primalac i potrebna odobrenja određuju konkretnu obradu. Zavisno od funkcije, provajder može dobiti umanjen/redigovan tekst, poslovni kontekst ili dozvoljen dokument. Redakcija nije garantovana anonimizacija. AI rezultat može biti pogrešan. Knjiženje i druge podržane automatike koriste poslovne kontrole i dozvole; pravni savet, poslovna odluka i obavezni potpis ostaju kod odgovornog lica. Zatražite ljudsku proveru i osporite rezultat preko agencije ili podrške.
6. Primaoci i međunarodni prenosi
Pristup imaju ovlašćeni korisnici u poverenom obimu i angažovani pružaoci infrastrukture, skladišta, rezervnih kopija, emaila i omogućene AI obrade. Podaci se mogu dostaviti nadležnom organu kada to zakon zahteva. Aplikacija i baza nalaze se na Hetzner serveru u Nürnbergu, Nemačka. Cloudflare R2 čuva aktivne dokumente i rezervne kopije u regionu EEUR. Aktivni AI primaoci su Anthropic i OpenAI, a Resend prenosi servisne email poruke. Google Gemini je podržan, ali nije aktivan. Hetzner DPA je zaključen 4. avgusta 2026. Cloudflare, Resend, Anthropic i OpenAI DPA uslovi uključuju odgovarajuće standardne ugovorne klauzule za ograničene prenose. Cloudflare, Resend i aktivni AI pružaoci imaju primaoce u SAD i drugim državama prema svojim DPA i spiskovima podobrađivača. EEUR nije ugovorna garancija isključive obrade svih podataka u EU. Kopiju primenljivih garancija možete zatražiti na [email protected]. Ne tvrdimo da svi podaci ostaju u Srbiji/EU, da postoji nulta retencija ili da je svaki provajder zabranio treniranje. Pre uključenja novog primaoca moraju se proveriti ugovor o obradi, podobrađivači i važeći osnov međunarodnog prenosa, uključujući GDPR standardne ugovorne klauzule i dodatne mere kada su primenljive.
7. Čuvanje i bezbednost
Nalog i poslovna dokumentacija čuvaju se tokom potrebnog poslovnog odnosa, zatim prema uputstvu rukovaoca, zakonskim obavezama i opravdanoj zaštiti pravnih zahteva. Zatvaranje naloga ne briše automatski zakonsku arhivu. Po prestanku ugovora rok za preuzimanje podataka je 30 dana, a aktivni podaci bez osnova za dalje čuvanje brišu se najkasnije do 60. dana od prestanka. Zakonska dokumentacija čuva se prema vrsti evidencije i primenljivom propisu, uz ograničen pristup. Ako je obaveza čuvanja na klijentu, primopredaja i dalje čuvanje uređuju se njegovim dokumentovanim uputstvom; ne pretpostavlja se da SP10 mora zadržati svaku svoju kopiju. Privatni chat prilozi imaju rok pristupa od 24 sata; fizičko uklanjanje zavisi od izvršenja periodičnog posla. Rezervne kopije imaju klizni ciklus od 60 dana od snimka: posle uklanjanja iz aktivnog sistema ostatak može ostati u izolovanim kopijama još do 60 dana. Kopije služe oporavku; pre povratka u redovan rad ponovo se primenjuju odluke o brisanju. Razgovori, logovi i audit čuvaju se dok su potrebni za ugovorenu uslugu, bezbednost, dokazivanje radnji ili pravne zahteve, a zatim se brišu ili anonimizuju kada prestane svrha i ne postoji obaveza daljeg čuvanja. Kontrole obuhvataju prava po firmi/ulozi, autentifikaciju, evidenciju događaja i zaštitu prenosa u produkciji; nijedan sistem nije apsolutno bezbedan.
8. Vaša prava i kontakt
Na [email protected] možete tražiti informacije, pristup i kopiju, ispravku, brisanje, ograničenje, primenljivu prenosivost, prigovor na legitimni interes i povlačenje pristanka za buduću obradu. Prava zavise od osnova i zakonskih izuzetaka; brisanje ne obuhvata tuđe podatke ili obavezne evidencije bez provere. Identitet proveravamo srazmerno zahtevu, bez rutinskog slanja lične karte. Za podatke za koje smo obrađivač zahtev prosleđujemo rukovaocu i pomažemo mu. Odgovaramo u zakonskom roku (po ZZPL najkasnije 30 dana; po GDPR jedan mesec), uz obrazloženo produženje kada je dopušteno. Možete podneti pritužbu Povereniku (poverenik.rs), odnosno nadležnom EU nadzornom organu kada GDPR važi, bez obaveze prethodnog obraćanja nama.
9. Povezivanje Google / Gmail sandučeta
Povezivanje je opciono i pokreće ga ovlašćeni korisnik. Biro traži gmail.readonly dozvolu za čitanje: ona može obuhvatiti celo sanduče, dok izbor datuma, pošiljalaca, naslova i Gmail oznaka ograničava obradu u Birou. Čitamo adresu povezanog naloga, oznake, identifikatore i zaglavlja poruka (pošiljalac, naslov, datum), strukturu poruka i odabrane PDF/XML priloge, radi pronalaženja, provere pripadnosti firmi i prijema poslovnih dokumenata. Biro ne šalje i ne briše Gmail poruke i ne menja oznaku pročitanosti. OAuth tokene čuvamo šifrovano; evidenciju prijema čine podaci o poruci, ishodu i prilozima, a prihvaćeni dokumenti ulaze u privatnu arhivu firme. U Podešavanja firme → Povezani sandučići možete pauzirati prijem ili prekinuti vezu. Prekid briše sačuvane pristupne tokene i zaustavlja novi prijem; pristup možete opozvati i na https://myaccount.google.com/connections. Već uvezeni dokumenti i evidencije ne brišu se prekidom veze: za njih važe rokovi iz odeljka 7. Zahtev za brisanje pošaljite na [email protected].
10. Google podaci i ograničena upotreba (Limited Use)
Korišćenje podataka primljenih preko Google API-ja i njihov prenos drugim aplikacijama podležu Google API Services User Data Policy, uključujući Limited Use zahteve (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy) Korišćenje sirovih ili izvedenih korisničkih podataka dobijenih putem Workspace API-ja u Birou u skladu je sa Google User Data Policy, uključujući zahteve ograničene upotrebe (Limited Use). Ova uža pravila imaju prednost nad opštim opisom obrade u ovoj politici za Google podatke i podatke izvedene iz njih. Koristimo ih za vidljive korisničke funkcije prijema, arhiviranja i obrade poslovnih dokumenata. Ne prodajemo ih, ne koristimo za oglašavanje, procenu kreditne sposobnosti ili treniranje opštih AI/ML modela. Povezivanje Gmail-a samo po sebi nije pristanak na AI prenos. Dozvoljeni AI prenos radi konkretne korisničke funkcije zahteva posebno odobrenje i primaoca čiji uslovi isključuju treniranje opštih modela tim podacima. Deljenje je ograničeno na pružaoce potrebne za odobrene funkcije uz pristanak korisnika, bezbednost, zakonske obaveze ili prenos poslovanja uz prethodni izričit pristanak. Ljudi smeju čitati konkretne podatke uz vašu izričitu saglasnost, radi bezbednosti, ispunjenja zakona ili u dozvoljenom zbirnom obliku za interne potrebe.
Ugovorni izvori pružalaca obrade
Privatnost i podrška: [email protected]